Bagaimana Pengelolaan Obat Di Apotek

Apotek adalah tempat apoteker melakukan praktik dan pelayanan kefarmasian, Seorang apoteker memiliki tanggung jawab penuh dalam mengatur dan mengelola apotek. Sehingga seorang apoteker harus memiliki standar dalam mengelola apotek.

Menurut Permenkes No. 73 Tahun 2016, Pasal 3, ayat 2. Tentang standar kefarmasian di apotek. Pengelolaan sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai, meliputi : Perencanaan, pengadaan, penerimaan, penyimpanan, pemusnahan, pengendalian, dan pencatatan dan pelaporan.
Dimana sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika.

Alat kesehatan adalah Barang, instrumen aparat atau alat termasuk tiap komponen, bagian atau perlengkapan yang diproduksi, dijual atau dimaksudkan untuk digunakan dalam penelitian dan perawatan kesehatan, diagnosis penyembuhan, peringanan atau pencegahan penyakit, kelainan keadaan badan atau gejalanya pada manusia. Dan bahan medis habis pakai adalah alat kesehatan yang hanya bisa digunakan (diperuntukan) sekali pakai (single use) dan digunakan untuk menunjang proses pengobatan.

Pengelolaan Obat Di Apotek

Standar pengelolaan obat di apotek sangat berperan penting dalam keberlangsungan sebuah apotek. Dimana berfungsi untuk memenuhi kebutuhan konsumen, tersimpannya obat dengan baik, terdatanya obat yang akan kadaluwarsa, dll. Jika pengelolaan obat ini tidak terkelola dengan baik maka dapat mengakibatkan SDM apotek berantakan, dan bahkan dapat merugikan pasien karena tidak terdatanya barang yang sudah kadaluwarsa.

Maka standar pengelolaan ini sangat diperlukan, berikut standar pengelolaan sediaan farmasi di apotek.

1. Perencanaan

Perencanaan merupakan kegiatan yang bertujuan untuk mencapai efektivitas dalam pengadaan kebutuhan pasien. Dalam menentukan kebutuhan konsumen ini dapat ditentukan berdasarkan pola penyakit, pola konsumsi, pola budaya dan kemampuan masyarakat. Berikut contohnya :

Pola penyakit
Pada musim hujan umumnya musim terserangnya penyakit flu dan pilek, maka apotek harus dapat memenuhi obat tersebut.
Pola konsumsi
Yaitu memilih obat yang selalu dikonsumsi oleh pasien menurut data. Contohnya obat demam dan sakit kepala.
Pola budaya
Yaitu pola kebiasaan yang sudah mengakar dan susah dirubah. Contohnya di tempat A masyarakat lebih memilih Obat bermerek dibanding obat generik, dikarenakan percaya lebih ampuh dalam mengobati dibanding dengan obat generik.
Kemampuan masyarakat
Yaitu menentukan pemilihan obat dengan kemampuan daya beli masyarakat di daerah tersebut. Contohnya di daerah A masyarakat berpenghasilan cukup sehingga rata² membeli obat dengan harga yang lebih murah. Maka apotek dapat menyediakan obat generik.

2. Pengadaan

Pengadaan merupakan proses kegiatan untuk pemenuhan kebutuhan atau proses kegiatan untuk mewujudkan kebutuhan yang telah direncanakan. Contohnya yaitu memesan obat dari PBF hingga obat dapat diterima. Proses ini merupakan kegiatan yang harus dilakukan secara resmi dan sesuai dengan perundang-undangan yang berlaku.

3. Penerimaan

Penerimaan merupakan kegiatan dalam rangka menerima, menyetujui, atau menjamin kesesuaian barang yang diterima. Dari mulai sesuainya jenis barang yang dipesan, merek barang, jumlah barang, mutu barang, spesifikasi barang, harga barang, waktu penyerahan barang, hingga kondisi barang. Dan disesuaikan dengan Surat pesanan dan Faktur yang diberikan.

4. Penyimpanan

Penyimpanan merupakan kegiatan dalam mengelola barang-barang yang ada, sehingga barang-barang tersebut dapat disimpan semestinya secara baik dan benar. Berikut beberapa penyimpanan obat yang baik dan benar di apotek.

Disimpan secara sistem alfabet, sehingga barang mudah dicari
Pengeluaran obat dengan cara FIFO (First in first out) dan FEFO (First expired first out)
Dengan cara menentukan bentuk sediaan dan kelas terapi
Memperhatikan LASA (look a like, Sound a like)
Memperhatikan sesuainya penyimpanan, contohnya Suppositoria disimpan di dalam lemari pendingin (2 – 8° C)
Penyimpanan tidak dicampur, agar terhindar dari kontaminasi
Obat disimpan dalam wadah asli dari pabrik
Gudang penyimpanan obat diusahakan tidak memiliki sudut (Sisi menyerupai oval)
Narkotika dan Psikotropika disimpan dalam lemari khusus 2 pintu, dengan bahan yang kuat dan ukuran 40x80x100 cm. Disertai kunci ganda, dimana 1 dipegang oleh apoteker penanggung jawab dan 1 lagi di pegang oleh tenaga kefarmasian lain yang dipercaya. Lemari ini harus diletakan ditempat yang aman dan tidak boleh terlihat oleh umum.

5. Pemusnahan

Pemusnahan merupakan kegiatan dalam rangka memusnahkan atau menghancurkan sediaan farmasi, alat kesehatan, bahan medis habis pakai, maupun dokumen yang sudah tidak berguna, kadaluwarsa, atau tidak layak pakai.

Contohnya dalam memusnahkan dokumen yaitu Resep. Resep dimusnahkan dengan cara dibakar dan dilakukan oleh apoteker dengan di saksikan oleh tenaga farmasi lain, dengan bukti berita acara dan dilaporkan ke Dinas kesehatan kabupaten/kota.

Sedangkan obat dimusnahkan sesuai ketentuan peraturan yang berlaku yaitu Permenkes No. 3 Tahun 2015, Permenkes No. 35 tahun 2014, dan Permenkes No. 73 tahun 2016. Tentang standar kefarmasian di apotek.

6. Pengendalian

Pengendalian merupakan suatu proses untuk mengontrol, mengendalikan, atau memastikan agar persediaan sesuai dengan yang dibutuhkan pelayanan. Kegunaan pengendalian bertujuan untuk menghindari kekosongan, kekurangan, kelebihan, kehilangan, kadaluwarsa, dan pengembalian barang.

Pengendalian dapat ditentukan dengan kartu stock, umumnya berisi (Nama obat, tanggal, jumlah pengeluaran, jumlah pemasukan, jumlah persediaan, dan tanggal kadaluwarsa), dengan tiap kartu stock hanya berisi satu nama obat.

7. Pencatatan dan pelaporan

Pencatatan
Pencatatan merupakan proses kegiatan untuk mencatat semua data. Contohnya Surat pesanan, Faktur, Buku defecta, Buku penerimaan barang, Kartu stock, Notta, dll.
Pelaporan
Pelaporan merupakan proses memberikan informasi tentang kegiatan tertentu. Pelaporan di apotek di bagi menjadi 2 yaitu pelaporan internal dan pelaporan eksternal :
- Pelaporan internal merupakan pelaporan yang berada pada ruang lingkup apotek. Contohnya laporan keuangan, laporan barang, dll.
- Pelaporan eksternal merupakan pelaporan yang berada pada ruang lingkup luar apotek. Contohnya laporan pemusnahan, laporan narkotika dan psikotropika untuk memenuhi kewajiban perUU, dll.